A

Acompanhamento: É a possibilidade de visualizar o status (situação) de um documento através do painel de acompanhamento. Essa funcionalidade está disponível a partir do Plano Light.

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Administrador: Usuários que podem gerenciar as Organizações, funções e permissões de outras pessoas na plataforma, além de criar Espaços de Trabalho e controlar métodos e formas de pagamentos, entre outras informações. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.

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Aguardando assinatura: Status (situação) em que o documento disparado está pendente de todas ou de alguma assinatura. Será alterado para Vigente quando todos os Assinantes assinarem o documento. Funcionalidade disponível a partir do Plano Light.

Aguardando revisão: Status (situação) em que o documento está pendente do Revisor finalizar a revisão. Concluída esta etapa, o documento será encaminhado para assinatura. Funcionalidade disponível nos planos Business (sob demanda), Premium e Enterprise.

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Anexo: Arquivos em formato texto e imagem que podem fazer parte de umdocumento e são adicionados aoDocumento Fechado. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.

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Aprovador: Participante que não integra o documento, mas que precisa conceder sua aprovação para que a solicitação de assinatura seja concluída. No Comprovante de Assinatura, aparece como Participante, com a função de Aprovador.

Armazenamento em nuvem: Todos os documentos enviados para a plataforma ficam armazenados na nuvem (servidor da Contraktor). Esta opção está disponível a partir do Plano Light, sendo que a capacidade de armazenamento irá variar de acordo com o plano contratado.

Arquivo: Qualquerdocumento , arquivo complementar ou anexo, em formato de texto ou imagem é chamado de arquivo. Alguns tipos são interpretados pela plataforma e podem ser editados, outros servem como complemento para outros documentos.

Arquivo complementar - Arquivo complementar é um arquivo comum, usado apenas como complemento e não entra no documento fechado. Arquivos complementares não são disparados nem incluídos no documento posteriormente.

Assinante: Pessoas que assinam odocumento, sejam elas usuários ou não.

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Assinatura Digital com certificado: Assinatura dedocumentos virtuais feita com o uso decertificado digital. É válida juridicamente. Funcionalidade disponível nos planos Business (sob demanda), Premium e Enterprise.

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Assinatura Digital sem Certificado: Assinatura de documentos virtuais semcertificado digital. É válida juridicamente e aceita na maioria dos locais. Disponível em todos os planos.

Assinatura híbrida: Modalidade em que, em um mesmodocumento, pode constarparticipantes assinando com e sem o uso decertificado digital. Funcionalidade disponível nos planos Business (sob demanda), Premium e Enterprise.

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Atividades: Funcionalidade localizada no menu localizado do lado direito na página de Assinaturas de um documento, onde é possível realizar comentários de revisão, dar feedback sobretarefas e acompanhar as modificações realizadas em um contrato. Está disponível nos planos Business (com exceção da revisão, que deverá ser solicitada), Premium e Enterprise.

Autenticidade: A autenticidade de um documento consiste na certeza absoluta de sua veracidade e originalidade e, no caso dos documentos assinados através da plataforma Contraktor, é garantida pelocódigo hash em assinaturas eletrônicas e pelos dados do certificado em caso deassinatura com certificado digital.

C

Cancelado:Status (situação) do documento que indica que ele não está mais válido. Os documentos podem ser cancelados por seu responsável a partir de questões relacionadas a cláusulas, prazos e afins, trazidas pelas outras pessoas envolvidas com sua assinatura.

Certificado Digital: Documento emitido por empresas autorizadas que conecta seus comprovantes de identidade (documentos oficiais e impressão digital) a um aparato eletrônico, garantindo autenticidade nas comprovações de sua identidade. Seu uso não é requerido para a maior parte dos documentos, sendo obrigatório apenas em casos muito específicos.

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Classificação de Documento: Ferramenta que permite adicionar uma palavra-chave para classificar osdocumentos de acordo com seu tipo ou área, ou seja, identificá-los enquanto contratos, minutas, atas, pertencentes ao RH, etc. Disponível a partir do Plano Business.

Código Hash: Sequência alfanumérica que garante aautenticidade e integridade do documento. Pode ser consultado no comprovante da assinatura, onde está escrito "HASH256" e no validador da Contraktor.

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Comprovante de Assinatura: Localizado ao final do documento vigente. Registra endereço de IP dos participantes, o código hash do documento e outras informações dos assinantes (nome, e-mail e CPF/CNPJ) e aprovadores (nome e e-mail). Disponível em todos os Planos.

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Comprovante de Identidade: São documentos ou métodos juridicamente reconhecidos, aptos a atestar sua identidade. Como exemplo: Carteira de Identidade e CNH em documentos físicos; e Certificado Digital, E-mail e IP emdocumentos digitais.

Comprovante parcial de Assinatura: Informação que pode ser solicitada durante o processo de assinatura. Comprova os IPs utilizados, lista os participantes que já assinaram e quais ainda faltam assinar ou aprovar. Também apresenta o código hash do documento.

Comprovante de Recebimento: E-mail recebido após o término das coletas de assinaturas de umdocumento, informando que foi realizado com sucesso.
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D

Dashboard: É um painel visual que exibe um conjunto de informações que podem ser utilizadas para o acompanhamento e auxiliam na tomada de decisões. Temos 3 dashboards disponíveis:Inicial, Desempenho e Financeiro.

Dashboard Inicial: É o painel visual presente na tela inicial (home). Apresenta os seguintes dados resumidos dos documentos doespaço de trabalho: 1. aguardando a sua assinatura; 2. vencendo recentemente; 3. criados recentemente; 4. suas tarefas pendentes; e 5. recentes aguardando assinatura.

Desempenho: Funcionalidade que agrupa as Dashboards de Contratações e deFinanceiro.

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Documento: Todos os arquivos editáveis na plataforma são considerados documentos, seja ele um contrato, minuta, proposta, etc.

Documento Fechado: Documento já assinado e que possui comprovante de assinatura, fechado em formato .pdf e disponível para download, seja ele com ou sem anexos.

E

Editor: Pessoa que tempermissão para editar o conteúdo dos documentos, anexar arquivos, criar tarefas, entre outras funções que devem estar especificadas na página de Funções e Permissões da plataforma. Tem permissão inferior ao Moderador. Disponível a partir do Plano Business.

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Encerrado: Status (situação) de um documento que foi cumprido corretamente dentro do período planejado. O documento pode ter prazo indeterminado e ser alterado manualmente ou ter uma data de vencimento pré-definida e assim ser alterado automaticamente pelo sistema. Existe a partir do Plano Business.

Endereço IP: o endereço IP é um endereço exclusivo que identifica um dispositivo na Internet por conter informações de localização, por isso é admitido como um dos elementos da comprovação de identidade nasassinaturas digitais sem certificado.

Espaço de trabalho: Funcionalidade que permite gerenciar e separar espaços dentro de uma Organização na Contraktor. Pode ser usado para dividir os setores de uma empresa na plataforma usando permissões diferentes, garantindo que uma equipe não tenha acesso aos documentos de outra. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.

F

Financeiro: módulo que permite o controle financeiro de recebimentos e pagamentos dos seus contratos. Disponível nos planos Business, Premium e Enterprise.

Formulário: É uma espécie de modelo que pode ser completado ou preenchido com dados que são escolhidos por quem os cria e variam conforme o objetivo do formulário. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.

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G

Gaveta de Ferramentas: Menu individual de um documento, disponível durante as etapas de gestão. Apresenta as seguintes funções: editar (propriedades, arquivos relacionados, participantes, lista de campos, datas e alertas, financeiro) trabalhar em equipe (revisão, tarefas e observações) , enviar para assinatura e acompanhar e exportar (histórico e downloads). Disponível a partir do Plano Business.

H

Histórico: Registro completo das atividades referentes à edição de um documento desde sua criação. Por exemplo: "João alterou o título do documento". Disponível a partir do Plano Business.

I

ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira): Sistema nacional brasileiro de certificação digital, que regulamenta, verifica e valida a emissão decertificados digitais, que podem ser usados para assinar digitalmente.

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Integridade: É a garantia de inalterabilidade de um documento. A Contraktor utiliza o código hash para garantir a integridade de dados, assegurando que um documento não seja alterado depois de ter sido assinado.

L

Leitor:Usuários com permissão apenas para visualização das funcionalidades da plataforma, de acordo com cada Espaço de Trabalho e Organização. Tais usuários não podem alterar documentos ou arquivos. Disponível a partir do Plano Business.

Lixeira: Local em que ficam guardados osdocumentos removidos, que podem ser excluídos definitivamente quando quiser.

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M

Modelo: Opção que permite criar e salvar um documento que pode ser reutilizado. Assim, quando for preciso enviar para a assinatura esse tipo de documento, basta editar esse "Modelo" pré-redigido, alterando apenas algumas variáveis como: nomes, datas e valores. Disponível a partir do Plano Business.

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Moderador:Usuários que podem gerenciar Espaços de Trabalho já criados e possuem permissão inferior ao Administrador. Podem gerenciar as permissões dos Usuários nos Espaços que moderam, selecionar uma pasta padrão ou favorita e personalizar os e-mails daquele espaço . Disponível a partir do Plano Business.

N

Notificação: Aviso que pode ser acessado clicando no ícone de "Sino", localizado no canto superior direito, dentro da plataforma. Auxilia no acompanhamento de status de tarefas e prazos de documentos. Eles são úteis para descobrir se alguma tarefas está atrasada ou se o prazo de um contrato está chegando ao fim, por exemplo. Disponível a partir do Plano Business.

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Número do Documento: Número para fácil identificação do documento seguido do ano vigente, exemplo: 22/2021, ou seja, 22 é o número que identifica o documento e 2021 o ano vigente. No plano Starter é possível encontrar no menu e aba "Documentos", e no plano Business, no menu e aba "Contratos".

Organização: É o nome que identifica cada empresa dentro da Contraktor e também denomina o local que agrupa os Espaços de Trabalho da mesma. Organizações diferentes não possuem qualquer compartilhamento de dados na plataforma. Já os Espaços de Trabalho dentro delas podem ser acessados e compartilhados por usuários da Organização, caso os administradores permitam. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.
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P

Participantes: Pessoas que participam de um documento que está sendo criado/editado para envio via Contraktor.

Pasta favorita: São pastas específicas selecionadas por um moderador ou administrador para que sejam de uso comum em um espaço de trabalho. Ao salvar umanexo, por exemplo, as opções de pastas favoritas irão aparecer como um atalho. Esta opção está disponível no menu de Configurações de Espaço de Trabalho, clicando em "definir como destino obrigatório". Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.

Pasta padrão: São pastas específicas selecionadas por um moderador ou administrador para que sejam de uso obrigatório em um espaço de trabalho. Ao salvar um anexo, por exemplo, ele será armazenado obrigatoriamente na pasta padrão. Esta opção pode ser habilitada no menu de Configurações de Espaço de Trabalho. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.

Perfil: Espaço onde podem ser inseridos e editados dados pessoais para completar o cadastro enquanto Usuário.

Pessoas: Localizado no menu superior com o nome "Pessoas" são indivíduos cadastrados nos "contatos" da organização. Esses contatos cadastrados agilizam a inserção de "dados do contratado e/ou contratante" na hora de redigir um documento. Disponível a partir do Plano Light.

Plataforma: Estrutura interligada de produtos que formam a Contraktor. Todos os planos fazem parte da nossa plataforma.

Painel de acompanhamento: Ferramenta que permite que você acompanhe o andamento de suas solicitações de assinatura do(s) documento(s). As etapas da solicitação de assinatura são: Aguardando vez de assinar; Aguardando assinatura; e Assinou em.

Permissões: Configuração que permite ou nega o acesso de edição ou visualização a certas funcionalidades da plataforma, para cada usuário dentro de um Espaço de Trabalho. Os usuários com permissão de Administrador é quem podem atribuir e editar permissões para todos os outros usuários, enquanto usuários com permissão de Moderador podem editar permissões individuais dentro de cada Espaço de trabalho. Disponível nos planos Business, Premium e Enterprise.

R

Rascunho:Status (situação) em que o documento ainda não foi finalizado e está em fase de edição. Não é válido juridicamente porque ainda não foi assinado.

Recusado: Status de um documento que foi recusado por algum dos participantes durante o processo de assinatura. Um documento recusado pode ser reiniciado e disparado novamente para assinatura, após sofrer alterações pertinentes, ou então ser cancelado definitivamente.

Responsável: Usuário designado responsável por alguma atividade dentro de umdocumento.

● Se for designado Responsável na função “Propriedades”, receberá todos os alertas para mudança de status naquele documento;

● Se for na função “Tarefas”, receberá notificações e alertas por e-mail sobre a criação e prazo de uma tarefa;

● Se for na função “Revisão”, receberá notificações e alertas por e-mail para novas revisões iniciadas, comentários deixados ou resolvidos e poderá encerrar um processo de Revisão ativo. Disponível a partir do Plano Business, de acordo com funcionalidades disponíveis em cada plano.

Respostas de Formulários: Localizado dentro no menu "Contatos", na aba "Respostas de Formulários". São os dados coletados na funcionalidade"Formulários" que podem ser editados e usados posteriormente para a elaboração de documentos. Qualquer pessoa pode responder (usuário, clientes e etc). Disponível a partir do Plano Business.

Revisor: Pessoa responsável por ler todo o documento, revisá-lo e aprovar ou não o seu envio para assinatura. Um documento pode ter vários revisores. Funcionalidade disponível nos planos Business (sob demanda), Premium e Enterprise.

S

Status do Documento: É a situação em que o documento se encontra naquele momento. Pode ser de Rascunho, Aguardando revisão, Revisado, Aguardando assinatura, Cancelado, Vigente e Encerrado.

T

Tarefa (Funcionalidade): Permite a criação de atividades que estejam relacionadas aos documentos, como a necessidade de execução de alguma cláusula ou a criação de lembretes sobre quando devem pagar ou renovar um contrato. Pessoas com tarefas pendentes receberãoNotificações sobre elas. Funcionalidade disponível a partir dos Planos Business.

Título do Documento: Nome dado ao documento na fase da criação de ummodelo do mesmo. Pode ser editado durante o processo de "Edição e Revisão". Esse nome aparecerá tanto no e-mail de envio para a assinatura quanto na base de armazenamento da Contraktor. Disponível a partir do Plano Business.

U

Usuário: Pessoas que contam como pagantes e possuem acesso às funcionalidades da plataforma de acordo com o plano contratado, tais como gerenciar os documentos e acompanhar seus status. Não é necessário ser um usuário para ser um assinante, mas todos os usuários podem assinar documentos usando seu Login.

V

Vencimento: Data em que o documento assinado deixa de estar vigente, necessitando ser renovado ou desconsiderado. Só é possível acompanhá-la a partir do plano Business.

Vencimento (Tarefa): Data em que aTarefa será sinalizada como atrasada nas notificações do Usuário. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.

Vencimento (Financeiro): Referente a umdocumento. Data em que um lançamentoFinanceiro será sinalizado como atrasado. Vale para lançamentos únicos ou parcelados. Para parcelados, a primeira parcela terá vencimento no dia preenchido no campo; demais parcelas serão calculadas a partir desse dia, de acordo com a Recorrência que for selecionada. Funcionalidade disponível a partir do Plano Business.

Vigente: Status (situação) em que o documento e todas as suas cláusulas serão juridicamente válidas até o período de seu encerramento ou cancelamento.

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